Depok (4/11/2025) – Menumpuknya dokumen administrasi di sekolah-sekolah Kota Depok menjadi perhatian serius Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus). Banyak sekolah menghadapi kendala keterbatasan ruang arsip, proses pencarian dokumen yang lambat, hingga penyimpanan yang tidak tertata rapi. Untuk itu, Diskarpus bersama Dinas Pendidikan (Disdik) menggencarkan program penyusutan arsip sekolah agar tata kelola administrasi lebih efisien dan teratur.
Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Diskarpus Kota Depok, Yulia Oktavia, menjelaskan bahwa penyusutan arsip merupakan langkah strategis dalam pengelolaan arsip yang profesional. Sekolah diimbau melakukan pemilahan arsip berdasarkan nilai gunanya, memindahkan arsip inaktif ke tempat penyimpanan khusus, serta melakukan pemusnahan dokumen yang sudah melewati masa retensi sesuai aturan.
“Penyusutan arsip bukan sekadar membuang dokumen lama, tapi bagian dari penataan administrasi agar lebih efisien, tertib, dan tetap menjaga nilai informasi yang penting bagi lembaga,” ungkap Yulia, Selasa (04/11/25).
Ia menambahkan, kegiatan penyusutan dapat menjadi solusi nyata untuk mengatasi berbagai kendala di sekolah seperti keterbatasan ruang penyimpanan dan kesulitan menemukan arsip penting. Selain meningkatkan efisiensi kerja, kegiatan ini juga memastikan keamanan data dengan melakukan pemusnahan arsip sesuai prosedur yang berlaku.
Upaya tersebut selaras dengan Misi ke-4 RPJMD Kota Depok, yaitu memperkuat transformasi pelayanan publik dan tata kelola pemerintahan berbasis digital. Program penyusutan arsip juga mendukung agenda strategis RPJMD 2025–2029 mengenai optimalisasi birokrasi dan pelayanan publik yang transparan.
Sebagai bentuk implementasi, Diskarpus menggelar Sosialisasi Penyusutan Arsip Sekolah pada 3 November 2025 di Aula Arsip Lantai 10 Gedung Dibaleka II. Kegiatan ini diikuti oleh perwakilan dari jenjang PAUD, SD, hingga SMP, dengan menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Yulia berharap, kegiatan ini dapat mendorong sekolah-sekolah untuk mulai menerapkan penyusutan arsip secara berkelanjutan. Selain menghemat ruang dan waktu, langkah ini juga penting untuk melestarikan arsip yang memiliki nilai sejarah bagi dunia pendidikan.
“Arsip adalah identitas dan bukti perjalanan lembaga. Arsip yang sudah tidak bernilai harus disusutkan, sementara yang bernilai sejarah wajib dijaga,” tegasnya.
Ia menutup dengan optimisme bahwa melalui penerapan sistem penyusutan arsip yang baik, sekolah-sekolah di Kota Depok dapat mewujudkan tata kelola arsip yang tertib, efisien, transparan, dan akuntabel — sejalan dengan semangat reformasi birokrasi berbasis digital.
