Depok (23/10/2025) – Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menegaskan bahwa arsip tidak sekadar timbunan kertas, melainkan merupakan rekaman autentik yang bernilai vital bagi eksistensi negara dan bangsa. Penegasan ini disampaikan oleh Arsiparis Madya ANRI, Sri Wulandari, dalam Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip Dinamis yang diselenggarakan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok di Wisma Hijau, Selasa (21/10/25).
Sri Wulandari memaparkan landasan hukum kearsipan (UU No. 43 Tahun 2009) yang membagi arsip menjadi dua kategori fungsional:
- Arsip Dinamis: Digunakan secara aktif dan langsung dalam operasional lembaga dalam jangka waktu tertentu (aktif dan inaktif).
- Arsip Statis: Memiliki nilai guna kesejarahan permanen dan telah melampaui masa retensi wajibnya.
Arsip sebagai Aset Negara dan Bukti Hukum
Dijelaskan bahwa setiap arsip yang dihasilkan dari kegiatan lembaga negara atau dibiayai dana publik otomatis berstatus arsip milik negara. Oleh karena itu, pengelolaannya harus patuh pada regulasi demi menjamin keaslian, keutuhan, dan keamanan data.
Tujuan utama tata kelola kearsipan adalah krusial:
- Menyediakan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah.
- Melindungi hak keperdataan warga negara.
- Menjaga keselamatan aset nasional dan memperkuat identitas serta memori kolektif bangsa.
“Arsip yang tertata baik adalah dasar dalam pengambilan keputusan strategis, penunjang layanan publik, dan berfungsi sebagai alat bukti hukum yang tak terbantahkan,” ujar Sri.
Sinergi dan Siklus Manajemen Arsip
Sri Wulandari menggarisbawahi pentingnya sinergi empat elemen kunci dalam sistem arsip dinamis: tata naskah dinas, klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta klasifikasi keamanan dan akses arsip.
Ia juga menjabarkan siklus hidup arsip dinamis yang meliputi empat fase: penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip. Tahap penyusutan (akhir siklus) mencakup pemindahan arsip inaktif, pemusnahan yang legal, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.
Menyikapi masalah kearsipan klasik, seperti penumpukan dokumen dan sulitnya temu kembali arsip, pengelolaan harus berpegangan pada prinsip efisiensi, efektivitas, kepastian hukum, dan penyelamatan arsip statis.
Sri Wulandari menutup paparannya dengan filosofi kearsipan: “Arsip adalah kemarin, hari ini, dan masa depan.” Pengelolaan arsip yang disiplin berarti menjaga jejak sejarah dan menjamin akuntabilitas pertanggungjawaban bangsa di masa depan.
