DEPOK (17/06/2026) – Paradigma lama yang menempatkan arsip sekadar sebagai tumpukan kertas usang pengisi ruang kerja kini mulai dikikis demi mewujudkan efisiensi administrasi pemerintahan. Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok, Siti Chaerijah Aurijah, menegaskan bahwa dokumen negara sejatinya merupakan aset strategis yang berfungsi fatal sebagai instrumen pembuktian kinerja, pusat informasi, sekaligus memori kolektif instansi yang wajib dikelola secara profesional. Penegasan tersebut disuarakannya saat membuka agenda Sosialisasi Penyusutan Arsip Perangkat Daerah serta Penilaian, Penetapan, dan Pelaksanaan Pemusnahan Arsip Berkategori Retensi di Bawah 10 Tahun, yang berpusat di Aula Gedung Perpustakaan Kota Depok pada Rabu, 17 Juni 2026 kemarin.
Siti menguraikan bahwa lonjakan volume berkas yang terjadi secara eksponensial di setiap pergantian tahun menuntut komitmen serius dari seluruh organisasi perangkat daerah untuk menerapkan skema penyusutan dokumen secara sistematis. Ia meluruskan anggapan keliru dengan menyatakan bahwa reduksi arsip bukan berarti melenyapkan lembaran negara secara serampangan, melainkan sebuah proses seleksi ketat yang mengacu pada instrumen Jadwal Retensi Arsip (JRA) melalui mekanisme penilaian yang akuntabel serta memiliki legalitas hukum yang kuat. Tata kelola manajemen dokumen yang mumpuni dinilai sebagai fondasi krusial dalam menyokong akselerasi pembangunan daerah sekaligus mereformasi birokrasi menuju sistem yang modern, profesional, dan berorientasi pada kepuasan pelayanan publik.
Lebih lanjut, pimpinan Diskarpus Depok tersebut memaparkan rentetan manfaat taktis dari kebijakan reduksi dokumen ini, di antaranya adalah membersihkan ruang kerja dari tumpukan berkas yang telah kehilangan nilai guna administratif, menghemat ruang penyimpanan logistik, serta menjamin kecepatan akses pencarian dokumen vital saat sewaktu-waktu dibutuhkan. Mengingat urgensi tersebut, tanggung jawab ini tidak boleh dibebankan kepada Diskarpus semata, melainkan menuntut konsistensi kolektif dari seluruh unit kerja untuk menertibkan klaster arsip aktif maupun inaktif secara berkala. Di tengah masifnya era transformasi digital, integrasi sistem kearsipan yang solid diproyeksikan mampu memotong birokrasi penemuan informasi, memperkuat transparansi, dan merawat rekam jejak institusi sebagai warisan akuntabilitas bagi generasi masa depan.
