DEPOK (17/06/2026) – Penumpukan dokumen administratif yang tidak lagi produktif di lingkungan birokrasi mulai disikapi serius guna memulihkan efisiensi ruang kerja pemerintahan. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diskarpus) Kota Depok mendesak seluruh organisasi perangkat daerah (OPD) untuk melakukan akselerasi penyusutan dokumen demi menciptakan tata kelola kearsipan yang lebih ramping, tertib, dan berdaya guna. Langkah taktis ini diwujudkan melalui agenda Sosialisasi Penyusutan Arsip Perangkat Daerah, Penilaian, Penetapan, serta Pelaksanaan Pemusnahan Arsip dengan Kategori Retensi di Bawah 10 Tahun yang digelar di Aula Gedung Perpustakaan Kota Depok. Forum edukasi fungsional tersebut dihadiri oleh perwakilan dari 39 instansi kedinasan se-Kota Depok, yang mendelegasikan para pejabat pengelola kearsipan kesekretariatan serta jajaran arsiparis ahli dari masing-masing unit kerja.
Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Diskarpus Kota Depok, Yulia Octavia, membeberkan pada Rabu, 17 Juni 2026 kemarin bahwa stimulus sosialisasi ini merupakan respons langsung atas hasil monitoring dan evaluasi lapangan yang menangkap adanya fenomena kelebihan muatan logistik kertas di sejumlah dinas. Ironisnya, setelah dibedah secara regulasi, sebagian besar tumpukan berkas tersebut nyatanya telah memasuki masa kedaluwarsa berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sehingga legal untuk dieliminasi, namun pihak internal instansi terkait belum mengajukan permohonan pemusnahan resmi kepada Diskarpus. Yulia mengidentifikasi bahwa kelambatan ini dipicu oleh minimnya pemahaman komparatif di tingkat sektoral mengenai prosedur operasional pembersihan dokumen negara. Oleh karena itu, Diskarpus hadir mengulurkan pendampingan teknis agar klasifikasi berkas dapat dipetakan secara objektif antara dokumen permanen yang wajib dilestarikan dan lembaran usang yang sudah layak dihancurkan.
Lebih mendalam, forum tersebut menjabarkan peta alur migrasi dokumen secara berjenjang, dimulai dari klaster unit pengolah seperti bidang atau subbagian, hingga bermuara ke unit kearsipan sekretariat utama. Dokumen yang berstatus aktif akan tetap bersiaga di meja kerja unit pengolah untuk menunjang performa harian, sedangkan berkas berkategori inaktif atau jarang diakses wajib segera digeser ke unit sekretariat untuk diidentifikasi kesesuaiannya dengan Peraturan Wali Kota mengenai JRA. Hasil penyaringan berlapis tersebut nantinya akan melahirkan tiga opsi final, yakni pemusnahan total, pemindahan lokasi simpan ke unit kearsipan internal, atau pengukuhan sebagai dokumen bernilai guna permanen.
Yulia mengimbuhkan, khusus bagi lembaran dinas yang memiliki nilai historis tinggi atau diklasifikasikan sebagai arsip statis, seluruh hak kelolanya wajib dilaporkan dan diserahkan kepada Diskarpus melalui mekanisme akuisisi resmi demi merawat memori kolektif jalannya roda pemerintahan daerah dari masa ke masa. Sementara untuk dokumen permanen non-sejarah, hak penyimpanannya tetap didelegasikan di internal dinas asal sesuai kaidah hukum yang berlaku. Sebagai langkah konkret pasca-pelatihan, Diskarpus menginstruksikan seluruh jajaran perangkat daerah untuk segera melakukan audit mandiri dan inventarisasi total terhadap kepemilikan berkas mereka guna memastikan percepatan program penyusutan ini berjalan serentak demi mengikis habis potret kumuh penumpukan kertas di kantor pemerintahan.
